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Messagerie instantanée

Communiquez en instantané !

Fortement utilisées à titre personnel, les messageries instantanées (IM) se déploient de plus en plus au sein des entreprises. Amélioration de la communication interne, de la productivité… les promesses sont nombreuses.

Mais qu’en est-il réellement ? Quels avantages présentent les IM par rapport aux autres solutions de communication ? Quels sont les freins éventuels ? Comment assurer une étanchéité parfaite avec l’extérieur ?

L’usage de la messagerie instantanée est amené à se développer de plus en plus. Les nouvelles générations qui arrivent en entreprise ont en effet complètement intégré ce mode de communication. Selon une étude du Gartner Group en date de 2009, 95 % des collaborateurs des 100 plus grandes entreprises mondiales vont choisir la messagerie instantanée comme « interface principale pour les discussions en temps réel » d’ici 2013.

 

Le Réseau Resadia est à votre disposition pour vous accompagner dans le choix et la mise en place des solutions de communication les plus adaptées à votre entreprise.

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La Messagerie Instantanée est-elle vraiment utile ?

La messagerie Instantanée est à la croisée de plusieurs canaux de communication : le téléphone, l’e-mail ou encore le SMS, et tire le meilleur parti de chaque canal. Pour vous en convaincre, le plus simple est de prendre un exemple.

 

Imaginons un collaborateur, Marc, commercial au sein d’une entreprise de 200 personnes, située sur deux sites distants : l’un constituant les bureaux administratifs, l’autre étant un site de production. Marc est en cours d’élaboration d’une offre pour l’un de ses clients. Il doit la lui faire parvenir dans la journée. Pour finaliser son dossier, quelques informations de la part de la production lui sont nécessaires. De quels moyens dispose-t-il pour obtenir les éléments manquants ?

 

  • Il peut se rendre directement sur le site de production, distant, et demander à ses interlocuteurs. Cette solution est évidemment exclue par Marc.
  • L’e-mail. Dans ce cas, il ne lui reste plus qu’à attendre une réponse qui peut tarder à venir (degré d’urgence de la demande jugé différemment par le destinataire, non disponibilité…)
  • Le téléphone. En appelant successivement différents interlocuteurs, Marc finira bien par obtenir son information, mais au prix d’une perte de temps considérable.
  • Le SMS. En dépit de tous ses efforts, Marc n’a pas obtenu les informations requises. Il ne lui reste comme alternative que le chef d’atelier. Pour obtenir les éléments, Marc lui fait parvenir en urgence un sms sur son mobile et attend la réponse…

 

Avec la Messagerie Instantanée en entreprise, Marc aurait dépensé beaucoup moins d’énergie et de temps à obtenir ses informations. Connecté en permanence à sa messagerie instantanée il aurait pu consulter la liste des interlocuteurs disponibles et compétents pour entrer en conversation avec lui. Dès lors, sa demande aurait été traitée par l’un des interlocuteurs connectés, sans délai.

 

La Messagerie instantanée privilégie ainsi la réactivité et l’immédiateté dans le travail collaboratif, nécessité de plus en plus forte au sein des entreprises, renforcée par des échanges de plus en plus nombreux. Toutefois, la messagerie instantanée ne remplacera jamais intégralement tous les canaux.

Pour une messagerie instantanée éfficace : un cahier des charges bien rédiger !

Il existe de nombreuses offres sur le marché, présentant plus ou moins de fonctionnalités à des coûts variés. De fait, le déploiement de la messagerie instantanée en entreprise doit intégrer une démarche réfléchie en amont, la solution retenue devant répondre à un ensemble de questions :

 

  • Combien d’utilisateurs se connecteront au service ?
  • L’utiliseront-ils en situation de mobilité (force commerciale par exemple) ?
  • Le service est-il exclusivement réservé aux personnels internes ou est-il envisagé de l’ouvrir aux partenaires (fournisseurs ou clients) ?
  • Est-il préférable de déployer un service de messagerie dédié au regard de mes usages ?

 

C’est en répondant à toutes ces questions qu’il vous sera possible de choisir LA solution adaptée à vos besoins, en réduisant les risques. Vous pourrez ainsi faire bénéficier à votre entreprise de toute la puissance de la messagerie instantanée : accélération des communications, amélioration de la confidentialité des échanges (surtout en situation de mobilité), création de groupe de travail et de discussion facilitée…

Sécuriser son système de messagerie instantanée, un impératif !

Les menaces de sécurité sont de deux ordres : celles liées à la technologie et celles liées aux (mauvais) usages, les plus fréquents… En effet la majorité des utilisateurs n’a pas conscience des dangers liés à l’usage des outils informatiques,

 

Parmi ces risques nous pouvons identifier :

  • Les attaques de vers, virus et chevaux de Troie qui représentent la plupart des menaces. Ils sont souvent véhiculés via des SPIM (Spam Over Instant Messaging) : les utilisateurs reçoivent un message les invitant à cliquer sur un lien ou une pièce jointe (dont l’émetteur peut même être dans leur carnet d’adresse).S’installe alors le vers ou virus.
  • La perte d’informations confidentielles : par intrusion externe ou tout simplement par volonté de nuire d’un collaborateur, les informations sensibles et confidentielles peuvent échapper au contrôle de l’entreprise
  • Le vol des mots de passe et identité des utilisateurs qui s’effectue via des attaques par hameçonnage (phishing)

 

Pour limiter ces risques, plusieurs dispositions sont à prendre :

  • Disposer d’un système de messagerie instantanée dédié. Par ce biais, vous limitez les attaques externes par hameçonnage, les utilisateurs étant connus et identifiés. De même, donnez des noms d’utilisateurs identifiables : alors que Nico15 peut être n’importe qui, NicolasDumont est très aisément identifiable.
  • Limiter les échanges : la messagerie en entreprise sert à titre professionnel et non à titre personnel. N’autorisez les accès à la messagerie qu’aux seuls domaines de votre entreprise et de vos partenaires.
  • Former les utilisateurs. L’adage « Un homme averti en vaut deux » prend tout son sens dans le cas de la messagerie instantanée. En formant les utilisateurs à la messagerie instantanée et à ses risques, vous en optimisez l’usage et limitez les menaces potentielles.

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